Geschäftsreisen sind ein fester Bestandteil des unternehmerischen Alltags. Ob ein Kundentermin in einer anderen Stadt, ein mehrtägiger Messebesuch oder eine Fortbildung – wer beruflich unterwegs ist, hat Ausgaben. Doch wie können Sie diese Reisekosten steuerlich geltend machen? Das Finanzamt unterstützt Sie dabei, diese Ausgaben als Betriebsausgaben abzusetzen und so Ihre Steuerlast zu senken. Das schafft nicht nur finanzielle Entlastung, sondern gibt Ihnen auch die Sicherheit, sich voll und ganz auf den Zweck Ihrer Reise konzentrieren zu können. In diesem Beitrag bringen wir Licht ins Dunkel und erklären Ihnen, wie Sie Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten bei Ihren Geschäftsreisen korrekt abrechnen.

Wann liegt eine Geschäftsreise vor?

Bevor wir in die Details von Verpflegung und Übernachtung einsteigen, klären wir kurz, was das Finanzamt unter einer Geschäftsreise oder einer beruflichen Auswärtstätigkeit versteht. Eine solche liegt vor, wenn Sie Ihre erste Tätigkeitsstätte, also den üblichen Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit, vorübergehend verlassen, um an einem anderen Ort geschäftlich aktiv zu werden. Das kann der Besuch eines Kunden, eines Lieferanten oder einer Konferenz sein. Wichtig ist dabei immer die berufliche Veranlassung der Reise. Private Aktivitäten während der Reise können steuerlich nicht berücksichtigt werden.

Der Verpflegungsmehraufwand, einfach erklärt

Wenn Sie auf Reisen sind, fallen oft höhere Kosten für die Verpflegung an als zu Hause oder im Büro. Um diesen Mehraufwand unkompliziert auszugleichen, hat der Gesetzgeber Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand festgelegt. Das bedeutet für Sie, dass Sie nicht jeden einzelnen Beleg für Mahlzeiten und Getränke sammeln müssen. Stattdessen können Sie je nach Dauer Ihrer Abwesenheit feste Beträge als Betriebsausgaben ansetzen.

Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands gelten dabei klar definierte Sätze. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden an einem Kalendertag können Sie eine kleine Pauschale ansetzen. Sind Sie einen ganzen Kalendertag, also 24 Stunden, von zu Hause und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte entfernt, gilt die große Pauschale.

Bei mehrtägigen Reisen gibt es eine besondere Regelung für den An- und Abreisetag. An diesen beiden Tagen können Sie jeweils die kleine Pauschale geltend machen, ganz unabhängig davon, wie viele Stunden Sie an diesen Tagen genau unterwegs waren. Diese Regelung vereinfacht die Abrechnung erheblich und sorgt dafür, dass Ihnen kein steuerlicher Vorteil entgeht.

Ein kleines Beispiel zur Verdeutlichung: Sie fahren am Montag zu einem dreitägigen Seminar. Für den Montag, Ihren Anreisetag, setzen Sie die kleine Pauschale an. Für den Dienstag, an dem Sie den ganzen Tag vor Ort sind, gilt die große Pauschale. Und für den Mittwoch, den Abreisetag, können Sie erneut die kleine Pauschale ansetzen. Sollten an einem Tag mehrere auswärtige Tätigkeiten stattfinden, werden die Abwesenheitszeiten einfach zusammengerechnet.

Was passiert, wenn Mahlzeiten gestellt werden?

Es kommt häufig vor, dass im Rahmen einer Geschäftsreise Mahlzeiten vom Veranstalter oder Geschäftspartner übernommen werden, zum Beispiel das Frühstück im Hotel oder ein gemeinsames Mittagessen. In solchen Fällen muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Das Steuerrecht sieht hierfür prozentuale Abzüge von der großen Tagespauschale vor. Für ein gestelltes Frühstück wird ein bestimmter Prozentsatz abgezogen, für ein Mittag- oder Abendessen jeweils ein höherer Satz. Diese Kürzung ist wichtig, um eine doppelte Begünstigung zu vermeiden.

Übernachtungskosten richtig absetzen

Anders als beim Verpflegungsmehraufwand gibt es für Unternehmer bei den Übernachtungskosten im Inland keine Pauschalen. Hier gilt der Grundsatz, dass Sie die tatsächlich entstandenen Kosten als Betriebsausgaben ansetzen. Das bedeutet, Sie benötigen einen Beleg, also die Hotelrechnung, um die Ausgaben gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen.

Achten Sie bei der Hotelrechnung darauf, dass die Kosten für die reine Übernachtung und andere Leistungen, wie zum Beispiel das Frühstück, getrennt ausgewiesen werden. Der Grund dafür liegt in den unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen. Reine Beherbergungsleistungen werden mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz besteuert, während für Verpflegungsleistungen der reguläre Satz anfällt. Eine korrekte Rechnung ist die Voraussetzung dafür, dass Sie die enthaltene Vorsteuer geltend machen können.

Sollte das Hotel eine Sammelrechnung ausstellen, in der Übernachtung und Frühstück nicht getrennt aufgeführt sind, muss der Betrag für das Frühstück pauschal herausgerechnet werden, um die Übernachtungskosten korrekt zu ermitteln.

Digitale Helfer und vorausschauende Planung

Die korrekte Reisekostenabrechnung kann auf den ersten Blick komplex erscheinen. Doch mit dem richtigen Wissen und einer guten Organisation wird sie zu einem einfachen Prozess. Digitale Werkzeuge und Apps können Ihnen dabei helfen, Belege direkt zu erfassen und den Überblick zu behalten. Eine sorgfältige Dokumentation Ihrer Reisen, inklusive des Zwecks und der genauen Abwesenheitszeiten, ist entscheidend.

Als Ihr Partner in allen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihre Reisekostenabrechnung optimal zu gestalten. Eine vorausschauende Planung und die Nutzung aller steuerlichen Möglichkeiten schaffen nicht nur finanzielle Freiräume, sondern geben Ihnen auch die Sicherheit, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können, Ihren wirtschaftlichen Erfolg. Wir stehen Ihnen mit fundiertem Fachwissen zur Seite, damit Sie Ihre steuerlichen Pflichten effizient erfüllen und alle Gestaltungsspielräume bestmöglich nutzen.

Quellen

• Kontist by Shine – Reisekosten: So rechnest du Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen richtig ab – https://vertexaisearch.cloud.google.com/grounding-api-redirect/AUZIYQEwzk8XZMy4L2cXv28ftOmS8EZ3XeaVa7G4N159LUYlgigEXnMmZyR_BJgy4UFXXgfCCT-QDuPSZHkEEFaObMTfUQ9JzZk0Y2pKQN2d80HR2tlhf740jrsSzlKSfjkhPPFLehYjODTI
• firma.de – Reisekosten für Unternehmer: So buchen Sie die Reisekostenabrechnung – https://vertexaisearch.cloud.google.com/grounding-api-redirect/AUZIYQHi3qsSpTkS7K-Gptq7tUvneq_w6rqnxzO8376GJADRuMrQf66S3lA658_reVHIZwPOZnsxNZvNPXSI2Z0h6rEZ2juh1yBWaeaJd0K0kez6voaF4SXudwNDE6D7ofII4SM67hPJ-3eGVn7uw_X6Kzn3CagSa3SIl4IstTPZodPERJy8gb9F3ZLoS_xlGNBC7toj
• Lexware – Reisekostenabrechnung für Unternehmer – https://vertexaisearch.cloud.google.com/grounding-api-redirect/AUZIYQE4bMaKVHNr8SstkLs9blBYAe5xlBNPM6WZ0UoKOKR5j66n8Ydd8R9h6RSz4AWaQgh349vqKJzg-MOP12wEFaRzuzlGWkAwlk7tPR23xDUY4J6lo3RwWh-3Ld_kbi3kWQZ3hz6yoR_SjItuTkpYVz9e_NPDodbpsCwY