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Herzlich willkommen auf dem Blog von Steuerberater Mustermann. Wir sind Ihre moderne Steuerkanzlei und freuen uns darauf, Sie auf Ihrem Weg in die Selbstständigkeit zu begleiten. Unser Anspruch ist es, Sie ganzheitlich, persönlich und vor allem zuverlässig zu betreuen. Wenn Sie den mutigen Schritt wagen und ein eigenes Unternehmen gründen, stehen Sie am Anfang vor vielen Herausforderungen. Eine der wichtigsten und ersten Aufgaben ist die Anmeldung beim Finanzamt. Hier kommt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ins Spiel. Dieser Bogen ist das Eintrittsticket in die offizielle Welt der Steuern und legt den Grundstein für Ihre steuerliche Zukunft. Wir möchten Ihnen heute eine leicht verständliche Ausfüllhilfe für die elektronische Anmeldung über das Portal ELSTER an die Hand geben.

Warum dieser Bogen so wichtig ist

Sobald Sie eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit aufnehmen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, das Finanzamt darüber zu informieren. Dies muss innerhalb eines Monats nach der Gründung oder dem Beginn der Tätigkeit geschehen. Das Dokument, das Sie dafür benötigen, nennt sich Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Das Finanzamt sammelt auf diese Weise alle relevanten Informationen über Sie und Ihr neues Geschäft, um Sie steuerlich richtig einzuordnen. Ohne diese Anmeldung erhalten Sie keine Steuernummer. Diese Nummer ist jedoch zwingend erforderlich, damit Sie überhaupt rechtsgültige Rechnungen schreiben und Zahlungen von Ihren Kunden erhalten dürfen. Wir wissen, dass solche amtlichen Formulare auf den ersten Blick abschreckend wirken können. Aber mit der richtigen Herangehensweise und unserer vorausschauenden Planung ist das Ausfüllen gut und sicher zu meistern.

Die digitale Anmeldung über ELSTER

Als moderne Steuerkanzlei setzen wir stark auf digitale Prozesse, und auch die Finanzämter arbeiten mittlerweile fast ausschließlich digital. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss elektronisch übermittelt werden. Papierformulare gehören schon länger der Vergangenheit an. Die Plattform, die Sie dafür zwingend nutzen müssen, heißt ELSTER. Das ist das offizielle Onlineportal der deutschen Finanzverwaltung. Um den Bogen dort auszufüllen, müssen Sie sich zunächst ein Benutzerkonto bei ELSTER anlegen. Dieser Registrierungsprozess kann ein paar Tage dauern, da Ihnen ein Teil der Zugangsdaten aus Sicherheitsgründen ganz klassisch per Post zugeschickt wird. Kümmern Sie sich also am besten frühzeitig um dieses Konto. Sobald Sie eingeloggt sind, finden Sie den Fragebogen unter dem Reiter Formulare und Leistungen.

Den richtigen Bogen auswählen

Je nachdem, welche Rechtsform Sie für Ihr Unternehmen gewählt haben, müssen Sie ein unterschiedliches Formular auswählen:

• Einzelunternehmen oder Freiberufler: Wählen Sie den Bogen für die Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen oder landwirtschaftlichen Tätigkeit.
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Gründen Sie zusammen mit Partnern, gibt es dafür einen speziellen Bogen für Personengesellschaften. Bei einer GbR ist wichtig zu wissen, dass die Gesellschaft selbst angemeldet wird, die einzelnen Gesellschafter aber zusätzlich ihre persönlichen Steuernummern angeben müssen.
• Kapitalgesellschaften: Wenn Sie eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft oder eine GmbH gründen, wählen Sie den entsprechenden Bogen für Kapitalgesellschaften.

Wir erarbeiten mit Ihnen gerne individuelle Lösungen und prüfen vorab, welche Rechtsform genau auf Ihre persönlichen und wirtschaftlichen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Persönliche Daten und die Beschreibung der Tätigkeit

Der erste Teil des Formulars befasst sich mit Ihren persönlichen Daten. Dazu gehören vor allem:

• Name und Anschrift
• Familienstand
• Konfession
• Daten Ihres Ehepartners (falls verheiratet)

Danach folgt ein sehr wichtiger Abschnitt, nämlich die genaue Beschreibung Ihrer Tätigkeit. Hier sollten Sie präzise sein. Besonders wenn Sie eine freiberufliche Tätigkeit anstreben, entscheidet diese Beschreibung darüber, ob das Finanzamt Sie als Freiberufler anerkennt oder Sie als Gewerbetreibenden einstuft. Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer und müssen nicht Mitglied in der Industrie- und Handelskammer werden. Eine klare und treffende Formulierung ist hier also enorm wichtig. Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Tätigkeit so zu beschreiben, dass Ihre steuerlichen Gestaltungsspielräume optimal genutzt werden und keine Missverständnisse mit den Behörden aufkommen.

Umsatz und Gewinn richtig schätzen

Einer der anspruchsvollsten Teile beim Ausfüllen ist die Schätzung der künftigen Einkünfte. Das Finanzamt möchte von Ihnen wissen, wie viel Umsatz und Gewinn Sie im Jahr der Gründung und im darauffolgenden Jahr voraussichtlich erzielen werden. Anhand dieser Zahlen berechnet das Finanzamt, ob und in welcher Höhe Sie Vorauszahlungen für die Einkommensteuer und gegebenenfalls für die Gewerbesteuer leisten müssen. Hier ist eine transparente Beratung besonders wichtig:

• Wenn Sie die Beträge zu hoch schätzen, fordert das Finanzamt schon früh hohe Vorauszahlungen von Ihnen, obwohl Sie das Geld in der Aufbauphase vielleicht dringend für Investitionen brauchen.
• Schätzen Sie die Beträge jedoch zu niedrig, drohen im nächsten Jahr hohe Steuernachzahlungen, die im schlimmsten Fall Ihre finanzielle Stabilität gefährden können.

Wir empfehlen, die Schätzung realistisch, aber bedacht anzugehen. Eine vorausschauende Finanzplanung gibt Ihnen hier die nötige Sicherheit.

Die Kleinunternehmerregelung

Ein weiterer zentraler Punkt im Fragebogen ist die Entscheidung zur Umsatzsteuer. Wenn Sie im ersten Jahr voraussichtlich nicht mehr als fünfundzwanzigtausend Euro Umsatz machen, können Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und diese folglich auch nicht an das Finanzamt abführen müssen. Das bringt eine spürbare Entlastung im Büroalltag mit sich, da Sie keine regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müssen. Der Nachteil ist jedoch, dass Sie sich die Umsatzsteuer für geschäftliche Anschaffungen nicht vom Finanzamt zurückholen können, der sogenannte Vorsteuerabzug entfällt. Ob diese Regelung für Sie vorteilhaft ist, hängt stark von Ihrem Geschäftsmodell ab. Wenn Sie hohe Anfangsinvestitionen haben, kann es sinnvoller sein, auf die Regelung zu verzichten. Durch unser fundiertes Fachwissen wägen wir diese Aspekte gemeinsam mit Ihnen ab.

Angaben zu Mitarbeitern und Lohnsteuer

Falls Sie von Beginn an Personal einstellen, müssen Sie dies ebenfalls im Fragebogen angeben. Das Finanzamt teilt Ihnen daraufhin die nötigen Merkmale zu und Sie müssen regelmäßig Lohnsteuer für Ihre Angestellten abführen. Auch wenn Sie zunächst nur Mitarbeiter auf Minijob-Basis beschäftigen, ist dies meldepflichtig und erfordert eine genaue Dokumentation. Lohnbuchhaltung kann schnell sehr komplex werden, aber mit unseren digitalen Prozessen sorgen wir dafür, dass all Ihre steuerlichen Pflichten als Arbeitgeber effizient und pünktlich erfüllt werden, sodass Sie sich keine Sorgen um Fristen machen müssen.

Wie es nach der Übermittlung weitergeht

Haben Sie alle Felder gewissenhaft ausgefüllt, senden Sie den Bogen elektronisch über ELSTER an Ihr zuständiges Finanzamt ab. Die Bearbeitungszeit variiert je nach Auslastung der jeweiligen Behörde. In der Regel erhalten Sie nach einigen Wochen Post. In diesem Schreiben teilt Ihnen das Finanzamt Ihre neue Steuernummer mit und informiert Sie über eventuell festgesetzte Vorauszahlungen. Zudem erhalten Sie, falls von Ihnen beantragt, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie für geschäftliche Aktivitäten innerhalb der Europäischen Union benötigen. Ab diesem Moment sind Sie steuerlich offiziell erfasst und können sich voll und ganz auf den Ausbau Ihres Unternehmens konzentrieren.

Unser Ziel bei Steuerberater Mustermann ist es, unseren Mandanten Sicherheit zu geben, Entlastung zu schaffen und langfristig zu ihrem wirtschaftlichen Erfolg beizutragen. Die korrekte steuerliche Erfassung ist der erste große Meilenstein auf diesem Weg. Durch unsere persönliche Betreuung und den Einsatz modernster Technik nehmen wir Ihnen die Unsicherheit bei diesen behördlichen Prozessen. Sie konzentrieren sich auf Ihr Geschäft, wir kümmern uns um die steuerlichen Details. Die laufende Weiterbildung unseres gesamten Teams garantiert Ihnen dabei stets eine Beratung auf dem absolut aktuellsten Stand der Gesetzgebung. Wir unterstützen Sie nicht nur in der Gründungsphase, sondern stehen Ihnen auch im weiteren Verlauf Ihrer Unternehmerschaft in allen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen verlässlich zur Seite. Zögern Sie nicht, uns direkt anzusprechen, wenn Sie Hilfe beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung benötigen oder eine ganzheitliche Begleitung für Ihr neues Vorhaben suchen. Wir freuen uns sehr darauf, Sie kennenzulernen.

Quellen

• Existenzgründungsportal – Finanzamt – https://www.existenzgruendungsportal.de/DE/Gruendung-vorbereiten/Gruendungswissen/Steuern/Finanzamt/finanzamt_node.html
• DATEV Magazin – Auskunftspflicht nach Paragraph 138 Abs 1b AO bei Betriebseröffnung – https://www.datev-magazin.de/nachrichten-steuern-recht/steuern/auskunftspflicht-nach-138-abs-1b-ao-bei-betriebseroeffnung-oder-aufnahme-einer-freiberuflichen-taetigkeit-fragebogen-zur-steuerlichen-erfassung-67448
• Lexware – Steuernummer beantragen Alles Wichtige – https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/steuernummer-beantragen/
• Lexware – Steuerfehler bei der Existenzgründung – https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/steuerfehler-existenzgruendung/